Ormai è l’argomento del giorno nel mondo del marketing e se non ne hai mai sentito parlare ti consiglio di correre ai ripari. Stiamo parlando dell’automation, cioè del sistema che ti permette di ridurre l’intervento umano nella tua azienda automatizzando alcuni processi, di solito quelli più ripetitivi come banalmente rispondere alle email.
In poche parole, tutte le volte che hai un lavoro ricorrente e, quindi, sempre presente tra le tue attività quotidiane, puoi prenderlo e farlo eseguire al posto tuo da un software che avrai programmato secondo le tue esigenze.
Attività ricorrenti: facciamo un esempio
Prendiamo il caso di un’azienda che vende prodotti online e, di conseguenza, il momento della spedizione. Questo è un classico processo che prevede delle azioni ricorrenti: tutte le volte che arriva un ordine, infatti, bisogna andare a prendere i pezzi in magazzino e poi
- fare i pacchi,
- compilare le fatture,
- contrassegnare il pacco,
- preparare la bolla del corriere
- comunicare il numero di spedizione al cliente
Pensaci un attimo; senza automation, devi andare con l’ordine cartaceo in mano a cercare i prodotti in magazzino. Ma perché non pensare di dotarti di un software che aggrega gli ordini e descrive il percorso più semplice per andare a prenderli nel magazzino? In questo modo i tempi di lavoro cambieranno totalmente: la stessa persona, infatti, si potrà occupare del doppio degli ordini, perché l’attività è sempre la stessa.
Come automatizzare un processo?
Per iniziare ad automatizzare parti della tua azienda, sia per quanto riguarda la produzione che il marketing, ti consiglio quattro semplici passaggi:
- analizzare un processo esistente
- spacchettarlo
- vedere tutte le sotto operazioni che lo compongono
- capire come poter inserire tutte le varie sotto-operazioni all’interno di un software che guidi il processo intero.
Ancora oggi, ci sono moltissime aziende che si basano su processi ricorrenti, ma che non sfruttano nessun tipo di automazione. Prendiamo come esempio la parte di fatturazione e pagamenti che viene spesso eseguita manualmente, tutta o in parte. Sei d’accordo?
Pensa solo ai vari step da fare per emettere la fattura:
- Preventivo iniziale: come primo passo è stato fatto un preventivo al cliente, che lo ha firmato e approvato. Al suo interno, ci sono le condizioni e i tempi di pagamento. Quest’ultima informazione è già presente nel preventivo, visto che il venditore, che è presente alla stesura, l’ha scritta di suo pugno. Avviene, quindi, un passaggio analogico;
- Inserimento Condizioni: la persona che si occupa della fatturazione, prende il preventivo e inserisce le condizioni e i tempi di pagamento nella fattura. Quelle informazioni erano già state scritte: con il passaggio alla fatturazione, si ripete uno stesso passaggio due volte. Ciò vuol dire che ci sono dei dipendenti pagati per passare le informazioni da una persona all’altra.
- Invio della Fattura: dopo aver inserito tutte le informazioni, viene inviata la fattura
- Controllo Pagamenti: per verificare i pagamenti, un collaboratore va sull’home banking, vede cosa è stato pagato e cosa no e, magari, manda un sollecito.
Capirai anche tu che gran parte di questi passaggi manuali sono inutili perché gestiscono informazioni che sono già presenti nei computer.
C’è poi un altro aspetto da tenere in considerazione: in Italia, purtroppo, siamo abituati al pagamento ritardato delle fatture e anche automatizzare il sollecito può aiutare moltissimo. Non è fantascienza, basta impostare un sistema totalmente automatizzato che gestisce dalla prima all’ultima mail prima dell’invio della pratica al recupero crediti, con impatti sensibili sugli insoluti.
Con questo non vogliamo dire che è necessario eliminare completamente l’attività umana, ma se esistono nella tua azienda dei processi ripetitivi e di basso valore aggiunto, questi devono essere automatizzati e digitalizzati, perché questo avrà un impatto forte e misurabile su tutta la tua attività.
La marketing automation con ActiveCampaign
L’automation ti consente quindi di risparmiare tempo per dedicarti alla crescita del tuo business. Come?
- puoi creare una serie di automazioni per tenere sempre aggiornato il cliente facendogli sapere a che punto è il suo lavoro (e non farlo tu a mano);
- puoi automatizzare le risposte alle domande più ricorrenti risparmiando tempo e anticipando le obiezioni dei tuoi clienti, sorprendendoli positivamente;
- puoi farti aiutare dalle automazioni nella cura di alcuni aspetti che caratterizzano il rapporto con il cliente (ricorrenze, scadenze ecc.)
Infatti, unendo l’automation a strumenti come ActiveCampaign avrai a tua disposizione un sistema potentissimo. Cosa aspetti? Il salto è semplice, basta solo mettersi in gioco.